Handleiding SSP

Hieronder vindt u een versie van de meest recente handleidingen SPP:

Handleiding implementatie SPP versie 3.0

Kosten Sifra Personnel Planner

Kosten SPP

De kosten voor SPP bestaan uit een aantal componenten:

  • Eenmalige kosten zijn de installatie- en opleidingskosten.
  • De jaarlijkse kosten bestaan uit een vast bedrag voor hosting- en licentiekosten en een bedrag dat wordt gereserveerd voor ontwikkeling van nieuwe functionaliteit in de toepassing.
  • Daarnaast wordt een bedrag in rekening gebracht voor de ondersteuning door de helpdesk. Dit laatste bedrag is afhankelijk van het aantal medewerkers van uw bank.

Voor een opmaat gemaakte offerte voor uw bank kunt u contact opnemen via de mail met  lextimmer@sifragroep.nl of bellen met 0527-860219. Binnen twee dagen heeft u de offerte binnen!

 

 

Techniek Sifra Personnel Planner

Techniek SPP

Personnel Planner wordt door de Sifra-Groep BV geleverd volgens het hosted-principe. De Sifra-Groep BV regelt de hosting en backup en biedt de software aan als dienst (Software as a Service). De bank neemt SPP in abonnementsvorm af terwijl de applicatie op een externe server draait en wordt beheerd. De hostingpartijen waar wij mee samenwerken voldoen aan de hoge eisen van Rabobank Nederland op dit gebied.

De toepassing SPP werkt als een Single Sign On toepassing. Dit betekent dat als de toepassing wordt opgestart het pakket op basis van de smartcard van de medewerker herkent om welke medewerker het gaat en direct inlogt op de homepage van de medewerker. Appart inloggen en extra passwords zijn niet nodig!

Het pakket SPP is qua beveiliging zodanig ingesteld dat het alleen werkt via de internetverbindingen van de rabobanksystemen. Via een internettoegang buiten de bank kan niet op het pakket worden ingelogd. Uiteraard is inloggen via het telewerkportaal wel mogelijk.

Behoefteanalyse Banken

Behoefteanalyse Banken

Alvorens er met de ontwikkeling van het pakket SPP is gestart heeft er een uitgebreide behoefteanalyse plaatsgevonden bij de lokale banken naar gewenste functionaliteit op het gebied van planning en verlofadministratie. In de afgelopen jaren zijn, door de fusiegolf in Rabobankland, veel banken qua omvang fors gegroeid. Dit niet alleen voor wat betreft balanstotaal, maar zeker ook qua aantal filialen of vestigingen en personeelsbestand. Waar in vroeger tijden afdelingsplanningen en verlofregistratie voor de meeste organisaties met een handmatig systeem nog wel te beheren waren, is er nu, met name door de toegenomen omvang van de organisaties, behoefte aan een professioneel hulpmiddel op het gebied van planning en verlofregistratie. Omdat planning van medewerkers nauw samenhangt met aanwezigheid van medewerkers is gezocht naar een geautomatiseerde oplossing. In SPP zijn zowel planning als alle vormen van verlof geintegreerd, zodat met één toepassing beide gebieden worden afgedekt. Onderstaand een overzicht van de behoeftes bij de lokale banken dat is samengesteld na diverse inventarisatis.

Behoefteanalyse bij diverse banken leert het volgende:

Bezettingsplanning
De planning van bezettingen op afdelingen is uitermate belangrijk, maar te vaak een “ondergeschoven doch aandachtvragend kindje”. Het aktueel houden en steeds opnieuw maken van een noodzakelijke planning voor een volgende periode kost veel bewerkingstijd. Het gebeurt in veel gevallen inefficient en levert meestal een niet optimaal resultaat. De behoefte speelt met name bij afdelingen waar de planning van de kantoorbezetting wordt gemaakt. Ook andere afdelingen kampen echter met dezelfde problematiek.

Bezettingseisen
Er moet in de planning rekening worden gehouden met allerlei eisen die aan kantoorbezettingen worden gesteld qua beschikbare functionaliteit en competenties van medewerkers maar ook aan wettelijke eisen op gebied van BHV, Beveiliging e.d. Dit soort aanvullende eisen zijn echter niet in Excel onder te brengen maar zit veelal in de hoofden van de planners wat het geheel kwetsbaar en moeilijk te beheren maakt.

Ziekte / afwezigheid
Bij ziekte of afwezigheid van een medewerker wordt vaak de gehele planning doorgenomen om te kijken welke gevolgen dit heeft voor de bezetting en welke gaten er eventueel ontstaan. Vervolgens kost het veel tijd om te bepalen waar nog ruimte zit in de bezetting om de ontstane problemen op te lossen.

Mutaties in personeelsbestand
Een personeelbestand is geen statisch geheel. Vertrekkende medewerkers, medewerkers die van functie wijzigen, nieuwe medewerkers, inhuur vanwege ziekte, allemaal zaken die voorkomen en worden verwerkt in de planning. Het behoeft geen betoog dat al deze mutaties veel tijd vragen.

Verlof

  • Algemeen

Het registreren van de verlofaanvragen wordt door organisaties op verschillende manieren ingevuld. Het bijhouden en afstemmen tussen afdelingen en HRM kost ook vaak veel tijd en inspanning.

  • Meerwerk

Ook het registreren en vervolgens weer opnemen van extra uren is veelal een handmatige administratie die op meerdere plaatsen binnen een organisatie wordt bijgehouden. Er dient bij de administratie eveneens rekening te worden gehouden met een hoger vergoedingspercentage wanneer er ’s avonds of in de weekenden wordt gewerkt. Dit maakt een correcte handmatige administratie extra complex.

  • Studieverlof

Na het toekennen van studieverlof is het bijhouden van en het opnemen van studieverlof ook vaak een handmatige administratie die door de HRM afdeling wordt verzorgd.

  • Ouderschapsverlof

Na het toekennen van ouderschapsverlof is het bijhouden van en het opnemen van ouderschapsverlof ook vaak een handmatige administratie die door de HRM afdeling wordt verzorgd.

Samenvatting van de Behoefteanalyse:

De functionele behoefte van een bank bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Een eenvoudig te maken en beheren planning per kantoor/afdeling hierbij rekeninghoudend met een minimale aanwezige gewenste bezetting. Tevens dient de bezetting per kantoor te voldoen aan wettelijke eisen op gebied van BHV/Beveiliging en dienen er voldoende medewerkers aanwezig te zijn met de juiste competenties.
  • Een eenvoudig te beheren systeem voor alle vormen van uren- en verlofregistratie.
  • Een tool waarmee goed kan worden ingespeeld op de ontwikkelingen rond werkplekreductie door bijvoorbeeld “Het Nieuwe Werken”.
  • Een heldere brede rapportage mogelijkheid op basis van alle actuele urensaldi per medewerker.

Wat kan Sifra Personnel Planner voor u betekenen?

Wat kan Sifra Personnel Planner voor u betekenen ?

Sifra Personnel Planner van de Sifra-Groep is een softwareapplicatie voor bezettingsplanning, voor met name Particulier Advies (MKCC, FA en PB) en Bedrijvenadvies met daarnaast een geautomatiseerde verlofadministratie. Doordat het pakket heel breed kan worden ingezet ontstaat er een overall beeld op de genoemde gebieden. Het pakket verschaft dus inzicht over de afdelingsgrenzen, maar ook over de locatiegrenzen heen. Eventuele gaten in de bezetting of onderbezetting tijdens vakanties of als gevolg van ziekte kunnen tijdig worden gesignaleerd zodat er preventief maatregelen kunnen worden getroffen. Eventuele gaten in de bezetting worden door het pakket direct (en volledig automatisch) gesignaleerd en door het pakket worden suggesties gedaan om de problemen in de bezetting op te lossen.
SPP kost natuurlijk geld maar het levert aan de andere kant ook veel geld op. Bij de downloads vindt u een rekenmodel en een toelichting erop waarmee u snel inzichtelijk kunt maken wat de te realiseren besparingen voor uw bank kunnen zijn!
 
Belangstelling?
Stuur een mail naar  lextimmer@sifragroep.nl of bel voor een vrijblijvende afspraak 0527-860219.
De voordelen nogmaals op een rijtje!
  • Door efficiente planning wordt een belangrijke tijdbesparing gerealiseerd!
  • Organisatiebreed inzetbaar.
  • Digitale en uniforme vakantiekaart per medewerker.
  • Parameters bepalen (bv. basisroosters, openingstijden, minimale aanwezige competenties en bezetting).
  • Preventieve actie mogelijk bij dreigende onderbezetting (voordeel voor klant).
  • De veiligheid van de locaties verbetert door voorkomen van onderbezetting.
  • Systeem geeft automatisch advies over verschuivingen in bezetting.
  • Altijd “realtime” inzicht in bezetting en verlof voor medewerker, leidinggevende, HRM en Control.
  • Workflowmanagement (aanvraag->goed- of afkeuring->terugkoppeling).
  • Systeem berekent alles automatisch door (bv. bij- en afboekingen).
  • Correctieboekingen mogelijk.
  • Systeem borgt 4-ogen principe.
  • Systeem maakt onderscheid tussen vakantie-, meerwerk- en studieuren.
  • Niet opgenomen vakantieuren aan het eind van het jaar zijn met één druk op de toets op te leveren!
  • Een verlofadministratie die altijd ‘up-to-date’ is.
  • U bent van alle papieren rompslomp af!